外企女秘书职场日记-第6章

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“‘我要回来！’这才是杰克的真正想法，你们当中有谁，有谁真正听懂了杰克的这个意思？！”
我们既感到震撼，又感到豁然开朗。
“连一个六岁的小男孩的话，都不是那么容易听懂，你们还认为‘听’是一件很容易的事吗？”
老师指着前排一个戴眼镜的女生问：“你认为应该怎样才能真正听懂别人说的话？”
可能是不好意思，女生站起来后没有回答老师的问题。
“要‘听’懂对方说话的真正意思，就必须让对方把话说完。让对方把话说完，知道吗？让对方把话说完，不仅能完整地听懂对方的意思，而且也是对对方的尊重，表现你的涵养。作为秘书，涵养非常重要。”
台湾老师早已换成一副亲切的面孔，笑着说：“另外，如果你是在进行商务谈判的话，你就要让对方多说，让他把想要说的话都说完，他把话说完之后，就会产生一种‘黔驴技穷’的恐惧心理；相反，你就可以从从容容地从对方的话中找出破绽，进行攻击，后发制人。”
台下有几个男生笑了起来。
“但是，我想问，在座的各位秘书先生和秘书小姐，你们都养成了听别人把话说完的习惯了吗？”
真是不问不知道，一问吓一跳。作为秘书，我们在实际工作中似乎都犯有这种毛病——不论是在接受上司指示的时候，还是在与客人交谈的时候，只要一遇到没有听懂的地方，马上就会插话，似乎不马上问个明白就再也没有机会似的；有时虽强忍着让对方把话说完了，但当对方的话音刚落，你的提问就像挺机关枪子弹似的朝对方射了过去，不给对方一个喘息的机会。
如果仔细反思，在我们秘书的日常工作中，从打电话到端茶送水，有多少类似于不让别人把话说完就提问这样不注意细节的小毛病？细节就是质量，而质量就是生命，这是现在连每个工厂里的工人都知道的道理，可在我们这些号称白领的秘书的头脑里，有多少人树立了“秘书工作质量”这个观念？现在所有的工人都知道，如果他们在工作中马马虎虎，产品出现质量问题，在市场上卖不出去，他们拿不到工资，他们就会下岗。如果我们当秘书的再不注意工作的质量问题，将来会不会也面临下岗的问题呢？想想真可怕！
“在与上司或客人交谈的时候，如果遇到没有听懂的地方，可先把问题记在纸上，待对方把话全部讲完之后，慢慢地把问题一个一个地提出来，这样不仅效果会好得多，而且双方会更融洽。”
课间休息之后，老师讲如何“听好”的问题，主要是强调在对方说话的时候，要注意力集中，不要老想别的事情。
“在听别人说话的时候，你最好看着对方的眼睛，这是‘听好’的最大诀窍。特别是当你与你的老板谈话的时候，你看着他的眼睛，他会觉得你信任他，尊重他，因此，他也会对你产生一种自然的亲近感。当然，让你看着对方的眼睛，不是让你死死盯着他，眼睛一动也不动，那样人家还会以为你要吃了他。”
老师的幽默，引起台下一阵哄笑。
“另外，在听别人说话的时候，你要有所表示。当对方说到关键的时候，或者快要说完的时候，你点点头，小声附和几句，让对方知道你是真正听明白了；如果对方滔滔不绝地说着，你无动于衷，或者显得非常紧张，对方也会感到兴趣索然。记住，无论是在接受老板的指示，还是听取客人的情况介绍，当他们说完之后，一定要对他们说话内容的重点重复一遍，特别是约会的时间和地点等，这样既可避免出现差错，也向对方表示了极大的尊重。”
老师喝了口茶，看了看手表，离下课还有几分钟，就笑着说：“最后，我还要送在座的各位秘书小姐几句。在老板给你们作指示的时候，不管自己是不是真正听明白了，在老板说话每次停顿的时候，你最好点点头，说个‘是’，这样，对于你的老板来说，是一种很好的心理享受，因为他既感到你的活泼与妩媚，也感到你的放心与可靠。”
台下许多人笑起来了。
我们虽然也经常参加一些培训班，但今天受益最多。
我们每个人从小就会说话，就像我们每个人从小就会走路一样。有的人跑一百米要十五六秒，而有的人只要十秒或九秒多；一百米跑十秒或十五秒，在跑步的姿势上没有什么本质的区别；它们的区别仅仅在一些细微的小节上。但就是这些细节，将我们这些凡夫俗子与世界冠军拉开了距离。


第一部分三月第12节黄梅戏

五月某日
北京的五月才是真正的春天。迎着柔爽的春风，看着街道两旁被染得翠绿的行道树，心中似乎总想唱点什么。
五一黄金周结束了，今天又恢复了正常的工作。可是今天一上班，玛丽就挨了头的训，我们休假后的愉快的心情，像商场里的春装打了折。
早晨一进办公室，玛丽就将挂在脖子上的新三星手机向我晃了晃。手机上还挂了个黄绿相间的卡通娃娃。看来五一节过得不错，换了手机，又买了新裙子。当玛丽向我晃她的新手机时，也被头看到了。
“玛丽，你脖子上挂的是什么玩意儿？”头冷冰冰地问。
“手机。”玛丽不知道头为什么明知故问。
“手机不要挂在脖子上！”
“为什么呀？”
“这里不是游乐场，你也不是中学生！”
我也觉得头今天不太对劲，有些家长作风。
“那我的手机放哪儿？”玛丽不敢跟头再“顶”了。
“该放哪儿就放哪儿！”头说着就出去了。
办公室里的空气似乎凝固了，尽管刚才还是叽叽喳喳的。
“头今天是怎么啦？”过了好一阵，玛丽才像缓过神来似地问。
“玛丽，不管头怎么样，你把手机挂在脖子上，又配上那么显眼的卡通，确实不太合适，让客人看见了，会给人一种与整个办公室环境不相协调的感觉。”
孟姐见玛丽还没有想通，便跟玛丽解释。
“那我总不能不用手机吧？”玛丽说。
“其实，你在办公室的时候，可以把手机放在抽屉里；出了办公室，手机挂哪儿都可以。”孟姐接着说，“玛丽，我还要多说几句，你今天这条裙子的确很漂亮，又很合身，但我觉得穿着上班有些不太合适。”
“这条裙子很露吗？”玛丽明显地有些不服气。
“不是露不露的问题。作为秘书上班的服装，不仅有个形象问题，还有个是不是适合工作的问题。你这条裙子，首先是裙摆和袖子都太长了一点，干起活来会有些不方便；其次是没有口袋。秘书的衣服一定要有口袋，平时放支笔、粘贴纸、名片等常用的小东西，不至于要用的时候到处找，特别是接电话或者在走廊上接受上司临时交办的事情时，能随时记录下来。有了口袋，你的手机就有地方放了。还有一点，你这裙子虽不是很艳，但还是很容易显脏，所以穿着上班有些不太合适。”
见玛丽还是有些口服心不服的神态，孟姐似乎知道玛丽心里在想什么，于是说：
“玛丽，我并不是要大家穿得千篇一律，没有一点个性化的东西，但是，当秘书在选择上班服装的时候，必须首先考虑工作的需要，在这个基础上再考虑个性化的东西。还有，你的首饰。虽然你的戒指不显眼，但你耳环上的耳坠还是太长了一点，有些显眼；不是说我们做秘书的不能戴首饰，而是我们戴的首饰不要过于张扬，这样，不至于在接待客人时，让人觉得不太协调。”
下午，我去孙总办公室送材料时，孙总对我说：“小于，我下个星期要到四川绵阳出差，我有个要好的中学同学在那里当局长，多年不见了，我想在去看他的时候，给他送点礼物。你看北京有什么土特产，帮我买一点。他们夫妻俩似乎没有小孩。”
“好的。”我不假思索地回答。
一出办公室，我心里就叫苦：在北京这样一个既现代化又国际化的大都市，到哪里去找又土又特的东西？
记得我很小的时候，老爸回南方老家，还带一些茯苓夹饼、果脯之类的东西回去当礼物送人；到我上中学时，老爸回老家就什么也不带了，说带回去的北京土特产，人家早就看不上了。现在整个北京城，似乎除了全聚德的烤鸭能叫北京土特产外，我不知道，还有什么东西能作为土特产拿得出手？可是，别说出了北京城，就是出了全聚德，那烤鸭味道就不一样了！
回到家里，问老爸北京有什么送人的土特产，因为他曾经在商业部门工作过。他抓耳挠腮地想了一阵后，表示爱莫能助，说他也不知道。
吃饭的时候，老爸见我还在为礼品的事发呆，便对我说：“小雪，你能不能换一个思路，别老想着‘土特产’三个字了。情况在不断的变化，礼物的内容也应跟着变。你们老总说‘土特产’，可能只是一种习惯说法，并不一定要是吃的东西。如果一定要是吃的，那就有些像刻舟求剑，不合时宜。所以，你应该从‘北京的礼品’这个角度来考虑问题；如果这样那你选择礼物的范围就大多了。”
“那送什么好？”我问。
“中国人有句老话，叫作‘送礼送到骨头里’。你知道你们老总的朋友喜欢什么吗？”老爸很认真地问我。
我苦笑着说：“老爸，我直到今天，才知道孙总有这么一位朋友，我到哪里去知道他喜欢什么？”
老爸想了一会儿，又问：“你们孙总是什么地方的人？”
“安徽安庆。”
“安庆六安那一带的人，一般都喜欢黄梅戏，你可以买点严凤英这些黄梅戏名家名角的磁带或ＣＤ盘，作礼物送给他；我估计他们这种年龄层次还是会喜欢黄梅戏的。”
“可这能算北京的土特产吗？”
“黄梅戏是安徽湖北的，当然不能算北京的土产，但北京录制发行的磁带或ＣＤ，就能算北京的特产。”
“为什么？”
“因为我估计四川绵阳那地方，没几个人喜欢听黄梅戏，所以在那种地方很难买到严凤英这些名家名角的磁带或ＣＤ盘；因此，黄梅戏虽不是北京的土产，但是从北京带过去的，所以可以当北京的特产。”
我觉得老爸在“强词夺理”，但也是没办法的办法，明天去问问孙总再说。不过，老爸的提议，倒让我思路大开，那就是秘书在接受上司的指示时，不能拘泥于个别词句，应从总体上把握指示的精神，特别是要注意听出他们的弦外之音。只有百分之百吃透了上司的指示精神，才能百分之百地去贯彻执行。


第一部分三月第13节软盘能揩鼻涕吗？

五月某日
今天办公室又添了一台数码复印机，并给小石配了一台新电脑。给小石电脑里装的是WPSOffice办公软件。一看这套软件，小石的眉头就皱起来了。玛丽去年刚来时也是这个样子，现在头又让我辅导小石。就在这时，玛丽匆匆忙忙进来，递给我一篇稿子，对我说：“刚才孙总让我交给你，要你帮他把这篇稿子录成电子文档。他下班之前要用。”
我接过这篇西安办事处做的投资ＣＴＲ可行性研究报告，对小石说，我们正好用这份材料作练习。小石一看稿子中居然有这么多符号和公式，显得更加畏难：“这么多符号和公式，怎么打呀？”
我说：“WPS的符号插入功能挺强，这些符号和公式没有什么难的。”
我让小石开始录入。遇到几个数学符号后，让她打开了插入菜单，选择了几个常用的符号。WPSOffice很方便，直接在左边出现了一个图文符号集，里面的符号比较全，分了好几个库，其中也有专门的公式库。小石很快就找到了自己需要的符号。过了一会，小石就开始埋怨输入太复杂了。因为她经常使用的几个符号不在一个库中，这样，她不得不更换符号库，去到不同的库中去找自己需要的符号。不停地换符号库真是够烦人的，于是她又向我求救。
我一看，说：“这个简单，先把原文拷进去。WPSOffice的符号都是可以设热键的，设了热键以后你就可以不用每次都去找了，只要记住它的热键就行了。”说完，让小石在符号库中任选了一个符号，在上点击了鼠标右键，选中了弹出菜单中的对象属性。将鼠标停留在热键后的文字框里，同时按下Ctrl键和Ａ键，就这么简单地设了个热键，小石试着压住Ctrl键时压了一下Ａ，果然，屏幕上出现了刚才设定的“℃”。
对设热键，我很有体会；我对小石说：“其实还有一个很好的解决方法，就是你可以建一个属于自己的符号库，这样，别说你经常用的符号，就是文字段落、图片等等都可以直接调出使用，特方便特有个性。”说着，让小石在图文符号库里用鼠标右键建了一个新库，取名叫“我的地带”，然后把其他库里需要的一些符号，统统拉入到这里，然后先点一下符号，再在报告正文中需要符号的地方一点，就这么简单一下，屏幕上果然出现了刚才设定的“℃”。
“头，今天又添了一台数码复印机，我们现在的办公是不是可以称为真正的无纸化办公了？”珍妮问。
靠近窗前，排放着一溜的传真机、复印机、打印机、扫描仪、碎纸机等办公设备。
“我想是可以称为无纸化办公吧。”
数码复印机复印后可以直接输进计算机，又大大减轻了我们的劳动强度，头心里也非常高兴。
玛丽像唱歌似的说：“头，我们现在是翻身农奴见太阳了！”
“玛丽，别忙着晒太阳。”
不知什么时候，头又开始严肃起来了。
“虽说我们完全实现了无纸化办公，但并不是不要纸了。比方给公司领导安排日程，你不能排好日程，往上司的信箱里一发，按个‘ＯＫ’，你就万事大吉了吧？日程排好后，你还是要打印出来，当面去征求上司的意见，听听上司还有什么新的想法和意见，同各部门打交道也是如此。”
玛丽不说话了。
“对于秘书来说，如果上司对你的体力要求越来越低的话，那么对你的智力要求肯定就会越来越高，这是必然的。”
头像个老教授似的，一板一眼地说。
“可我们的工作还不是这些工作吗？我们的工作并没有因为多了台计算机或一套软件而增加或减少呀！”玛丽说。
“从表面上看是这样的，但办公室硬件的增加，就会要求使用这些硬件的人本身的‘软件’配套。我说的这些智力要求，一方面是要求你有